Skriv nyhedsbreve som folk rent faktisk kan læse

Vil du gerne holde foreningens medlemmer opdateret med alt det, der foregår i klubben. Det klarer du nemt ved at kopiere alle deres e-mailadresser ind i en e-mail og vedhæfte et nyhedsbrev i PDF-format.

• Nej
• Nej
• Og nej

Jamen, hvorfor da ikke?

 

I bedste fald sker dette?

Størstedelen af modtagerne læser e-mailen på mobilen, hvor PDF'en ikke tilpasser sig skærmstørrelsen. Det betyder typisk, at man konstant skal panorere til højre og til venstre for at læse teksten. 

Efter få linjer mister man tålmodigheden og beslutter at vente, til man kommer i nærheden af den bærbare computer eller iPad'en. I mellemtiden er der en stor riskiko for at glemme det.

 

I værste fald går det meget værre?

Min søns skole udsender lejlighedsvis information til alle forældre ved at kopiere deres e-mailadresser ind i Bcc-feltet på en almindelig e-mail. Den slags manuelle proceser er dømt til at gå galt, og det gjorde det så også - i flere omgange.

For nylig sendte skolen en e-mail til forældrene til elever i udvalgte klasser. De 260 e-mailadresser røg desværre i Cc-feltet, så vi alle fik adgang til hinandens kontaktoplysninger. 

Vi fik hurtigt besked om at slette e-mailen, og skolen bekendtgjorde samtidig, at de havde taget kontakt til Datatilsynet.

Kun 11 dage senere sendte skolen en e-mail til forældre til elever i ALLE klasse. Jeps, den smuttede igen, og denne gang var der nok op mod 2.000 e-mailadresser i Cc-feltet. 

 

Minimer risikoen for at havne i spam-folderen

En anden ting er, at modtageren kan blive træt af nyhedsbrevene. Foreningen kommunikerer utvivlsomt på flere kanaler, og nogle har måske allerede læst det hele på hjemmesiden, Facebook eller andre steder. Et nyhedsbrev bør altid indeholde muligheden for at framelde sig med et enkelt klik.

Hvis ikke det er muligt, hvad gør man så som modtager. Trykker på spam-knappen, så de næste nyhedsbreve automatisk ryger i spam-folderen?

Hvis flere trykker på spam-knappen, så lærer Gmail, Outlook og andre mail-klienter hurtigt mønsteret, og det øger risikoen for, at nyhedsbrevet ryger i spam-folderen hos flere modtagere.

 

Det gode nyhedsbrev

Det gælder i høj grad om at gøre det nemt for modtageren, når man skriver et nyhedsbrev. Det er egentlig ikke anderledes end andre former for kommunikation.

• Tillokkende at åbne
• Nemt at læse
• Nemt at reagere
• Nemt fra framelde

Sørg for at emnefeltet i e-mailen opsummerer indholdet kort og præcist. Giv gerne et løfte og fortæl, hvilken værdi man får ud af at læse netop denne e-mail.

Teksten i e-mailen og forhåbentlig også foreningens hjemmeside tilpasser sig skærmstørrelsen. Brug det, så kan man også læse nyhedsbrevet, mens man venter på bussen.

Hvad skal folk gøre, når de har læst nyhedsbrevet? Er det bare envejskommunikation, eller er formålet at få folk til at udføre en handling?

Skal de tilmelde sig en aktivitet? Så link til tilmeldingen, og gør det så nemt, at man kan klare det med det samme, mens man venter på bussen. Hvis man udskyder det, så glemmer man det sandsynligvis. Eller link til en Facebookbegivenhed. Hvis folk trykker "interesseret" der, kan du senere minde dem om at tilmelde sig rigtigt.

Som det sidste, brug en webservice, der kan udsende nyhedsbreve. Det gør det muligt for folk at afmelde sig, og det gør det umuligt for dig at havne i en situation, hvor du bør overveje at inddrage Datatilsynet. Endelig får du brugbare statistik på, hvor mange der åbner e-mailen og klikker på dine links. På den måde lærer du, hvad der virker i forhold til din målgruppen.

 

Var det brugbart for dig?

Har du kommentarer til ovenstående? Er der noget, du mangler? Er der noget, du vil gøre anderledes fremover?

Du er meget velkommen til at skrive en kommentar til dette opslag på Facebook.